Blaine561 apresenta: Going Paperless

Indo sem papel. Som um pouco assustador? Nah, não realmente. Pelo menos ele não tem que ser. Como poucos como há 10 anos, mantivemos a caixa na caixa de arquivos em papel arquivados. Em um ponto, nós tivemos pelo menos 100 dessas caixas recheadas de capacidade com árvores. Infelizmente, ele era uma necessidade. Naquela época, porém, a tecnologia (pelo menos acessível) para ir sem papel estava lá. Ele iria custar milhares de dólares em trabalho e serviços com efeitos retroactivos fazer todos esses arquivos em papel em arquivos eletrônicos. Fast forward para hoje e vai sem papel é bastante simples e barata. Mas por que ir sem papel?

Menos espaço de armazenamento físico necessário - salvar em arquivo armários, papel e pastas

Localizando arquivos torna-se mais eficiente - é tão fácil como "Editar", "encontrar"

Armazenamento sem papel ou eletrônico, é mais econômico que imprimir tudo e armazená-la em cópia em papel - espaço de armazenamento electrónico é barato!

A "tinta" em uma cópia eletrônica do que importante independentemente eventualmente não vai desaparecer como uma cópia em papel serão

Arquivos mais facilmente de transferência de seus arquivos para um associado que pode precisar de vê-lo

Você não precisa pagar um assistente constantemente fazer sua apresentação para você. Com o armazenamento eletrônico, é um snap rapidamente "Salvar como" para a pasta apropriada na unidade de disco rígido

Claro, pode haver algumas desvantagens para ir sem papel demasiado:

Porque a mídia eletrônica é suscetível a sobretensões, arranhões e assim por diante, existe o risco de perder dados

Você deve se lembrar de fazer backup de suas unidades de disco e manter uma cópia desses dados em um local seguro - fora de instalações preferencialmente

Você provavelmente terá que fazer sua própria apresentação, a menos que você deseja que seu assistente para acessar seu computador

Mesmo se você teve uma longa data packrat de arquivos em papel, não há nenhuma razão que você não pode começar indo sem papel agora. Comece por tomar uma decisão consciente não para continuar a impressão e apresentação de tudo o que vem em sua mesa. Assim como você iria manter seus arquivos de papel organizados pela criação de pastas para vários tópicos, faça o mesmo para seus arquivos eletrônicos, criando pastas no Microsoft Explorer

Dependendo do seu sistema de arquivamento, configure pastas para coisas como "Clientes", "Perspectivas", "Arquivos de formulário", "Informações gerais", etc. Dentro dessas pastas são mais pastas. Por exemplo, sua pasta de "Clientes" deve conter uma pasta para cada cliente. Sua pasta de "Perspectivas" deve conter uma pasta para cada cliente em potencial e assim por diante. Quando essa perspectiva se torna um cliente, você pode simplesmente arraste sua própria pasta para sua pasta de "Clientes"

Salve todos os arquivos que parecem ser importantes.

Antes do mundo virtual, empresários convenientemente foram divididos em 2 categorias: servidores de dados e empilhadeiras. Servidores de dados mantiveram coisas que eles pensaram que podem precisar, mas o resto de dumping. Eles poderiam encher uma Lixeira de papel na metade de um dia. Empilhadeiras, por outro lado, salvo tudo. Sua lixeira foi apenas com fins decorativos. Eles salvaria o mais trivial das coisas "just in case".

O mundo virtual foi encerrada esta distinção. Agora, você pode (e deve) ser ambos.

Para empilhadeiras:

Manter todos os seus arquivos. ou a maioria deles. Apenas crie mais pastas para armazená-los em. Se você precisar de mais espaço em disco rígido, basta ir para fora e obtê-lo. Espaço de disco rígido é ridiculamente barato em comparação com mesmo uma década atrás.

Para os servidores de dados:

Assim que você recebeu ou criado um novo arquivo, salve-o para a pasta apropriada. Nomear seus arquivos devidamente facilitará a recuperar facilmente mais tarde sobre esses arquivos. Seu sistema de arquivamento deve em primeiro lugar e acima de tudo ser um que você pode compreender e lembrar facilmente - ela deve fazer sentido para você. Quando o nome de que seus arquivos usam tantos caracteres como você precisar no nome do arquivo assim você pode pesquisar em uma parte do nome mais tarde. Deve dar uma boa, mas breve, descrição de que o documento pertence ao. A maioria das pessoas têm usado o recurso de pesquisa do Windows Explorer. Se não, prática com ele até que você possa localizar facilmente seus arquivos. É uma ferramenta muito poderosa e muito fácil de usar.

Existem algumas outras ferramentas que irão ajudá-lo com seu objetivo de ir sem papel:

o eFax (http://www.efax.com) é o que utilizamos aqui. Por um preço mensal nominal, todos os faxes recebidos chegarão até você através de e-mail. Yep, eles estão despejados direito em sua caixa de entrada como um arquivo de imagem anexada.

Adobe Acrobat (a versão completa - não reader (http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html) permite que você tome quase qualquer arquivo, selecione a opção "imprimir" e imprimir para o Acrobat Distiller. Isso tornará o documento em um arquivo. PDF. Um tipo de arquivo muito facilmente transportáveis e easy-to-file, quase qualquer um pode ler um arquivo. PDF. Isso faz com que seus documentos a enviar (e protegendo-os) uma brisa. Como uma nota lateral, quando eu receber um documento de eFax, porque o tipo de arquivo não é tão universal, imprimir do meu Visualizador de eFax para meu Acrobat distiller, tornando o fax em um arquivo. PDF. Em seguida, de arquivo versão. PDF, tornando-se mais visível e transportáveis.

Scanners são outra ferramenta que é indispensável no mundo sem papel. Praticamente qualquer pedaço de papel ou foto que você recebe pode ser digitalizado e transformado em um arquivo de imagem electrónicos. Depois de criar o arquivo de imagem, você pode enviá-lo para qualquer pessoa você iria gostar bem como armazená-lo em seus arquivos eletrônicos em seu disco rígido

LapLink Everywhere http://www.laplink.com/products/lle/overview.asp pode facilitar tendo seu assistente virtual fazer sua apresentação electrónica para você. Ele inclui pesquisa de desktop remota de qualquer dispositivo habilitado para Web (powered by Google Desktop Search) Laplink Everywhere permite que você escolhe qual dispositivo com acesso à internet que você deseja usar para acessar seu PC e como você deseja trabalhar. É fácil e rápido de configurar e simples de usar

LapLink ShareDirect http://www.laplink.com/products/sharedirect/overview.asp é outro grande ferramenta para ir sem papel. Ele permite instantâneas, compartilhamento de qualquer pasta no seu PC com um ou milhares de usuários, sem ter que alterar ou gerenciar suas configurações de Internet, firewall ou roteador. E é 256 bits criptografados.

Esperamos que você pode ver como vai sem papel pode beneficiar quase qualquer empresa ou indivíduo. A economia de custos só é enorme. reduzindo a quantidade de papel, tinta e pastas você precisa comprar.